Procedura została tak ukształtowana, by zapewnić możliwie jak najszerszy krąg podmiotów, które mogą dokonywać zgłoszeń (zawiadomień). 

Zawiadamiającym (czyli osobą zgłaszającą wystąpienie zachowań niepożądanych) może być:

1) każdy członek wspólnoty Uczelni (przez co należy rozumieć: nauczyciela akademickiego, studenta, doktoranta i pracownika niebędącego nauczycielem akademickim),

2) były członek wspólnoty Uczelni, nie później jednak niż trzy lata po ustaniu stosunku pracy lub utracie statusu członka wspólnoty Uczelni

UWAGA: Zgłoszenia anonimowe są niedopuszczalne, zaś w razie ich dokonania - nie będą rozpoznawane.

Wszelkie przypadki naruszeń opisancyh w treści Procedury należy zgłaszać bezpośrednio do Biura ds. Przyjmowania i Obsługi Zgłoszeń Naruszeń. Zgłoszeń można dokonywać:

1) mailowo na adres: zgloszenia@uj.edu.pl,

2) korespondencyjnie na adres: ul. Gołebia 24, 31-007 Kraków z dopiskiem Biuro ds. Przyjmowania i Obsługi Zgłoszeń Naruszeń,

3) osobiście w siedzibie Biura (ul. Czapskich 4, 31-110 Kraków) po wcześniejszy mailowym uzgodnieniu terminu spotkania.

Dokonjąc zgłoszenia, należy wskazać w szczególności:

1) osobę potencjalnie pokrzywdzoną;

2) zwięzły opis naruszeń oraz, w razie potrzeby, wnioski dowodowe;

3) oczekiwany sposób załatwienia sprawy

W razie dokonania zgłoszenia jest ono w pierwszej kolejności analizowane przez pracowników Biura ds. Przyjmowania i Obsługi Zgłoszeń Naruszeń pod kątem spełnienia warunków formalnych. 

Jeśłi zgłoszenie nie spełnia warunków formalnych, w szczególności zaś odnosi się do zachwoania nieobjętego zakresem stosowania Procedury lub zostało dokonane przez osobę nieuprawnioną - pracownik Biura ds. Przyjmowania i Obsługi Zgłoszeń Naruszeń zawiadamia zgłaszającego o odmowie jego przyjęcia.

Jeśli zgłoszenie odpowiada wymogom formalnym możliwe są następujące działania:

1) skierowanie sprawy do mediacji (na zgodny wniosek stron, mediacja jest dobrowolna, poufna i możliwa na każdym etapie postępowania, o ile strony wyrażą taką wolę),

2) skierowanie sprawy przez pracodawcę do Komisji i Zespołu. W takim wypadku Zespół ocenia sprawę pod kątem jej zasadności i w razie uznania, iż zgłoszenie nie jest bezzasadne - przeprowadza postępowanie. W toku tego psotępowania Zespół może przeprowadzać czynności dowodowe, w tym przesłuchiwać świadków, jak też żądać od jednostek UJ niezbędnych dokumentów i wyjaśnień. Postępowanie przed Zespołem jest poufne.

3) po przeanalizowaniu sprawy Zespół sporządza pisemny raport, który przekazuje Pracodawcy. Raport zawiera w szczególności opis ujawnionych naruszeń oraz rekomendacje dla Pracodawcy, wraz z uzasadnieniem. Rekomendacje zawierają w szczególności: propozycje działań ochronnych, organizacyjnych, kadrowych, szkoleniowych, mediacyjnych albo skierowania sprawy do właściwego rzecznika dyscyplinarnego lub innego właściwego organu.